Een concert in Antwerpen wordt niet in dagen gepland maar in calls: afgebakende blokken waarin een afgesproken aantal handen op de vloer staat. Wij leveren die blokken los van elkaar, van de eerste truck aan de kade tot de outcall die na de laatste noot begint, zodat u niet per dienst een andere leverancier hoeft te bellen voor uitladen, podium en afbouw.
Het verschil met een beursopbouw zit in de klok. Een beurs plant in dagdelen; een showdag heeft een publiek aanvangsmoment dat niet verschuift en een zaal die dezelfde nacht leeg moet zijn. Dat werkt door in elk blok: hoeveel handen er in de ochtend nodig zijn, wie er tijdens de soundcheck stand-by staat en hoeveel mensen er na middernacht nog aanwezig moeten zijn. Wij plannen op drie zaaltypes: een clubzaal met vaste backline, een concertzaal met een eigen technische ploeg en een hal die per show wordt omgebouwd.
De meeste problemen op een showdag ontstaan niet bij het uitladen maar na afloop. Een ploeg die per uur is ingehuurd en om middernacht naar huis mag, laat een halve zaal achter voor de zaaltechniek. Wij boeken de outcall in hetzelfde contract als de truckcall, met namen erbij, zodat de mensen die in de ochtend de cases hebben uitgeladen ze in de nacht ook weer inladen.
Wat een productie in Antwerpen daarnaast nodig heeft, zit meestal niet bij een crewbureau. WMG Event Support is een divisie van World Wide Mobility Group. Daar zitten ook de bedrijven bij die inrichting plaatsen, techniek installeren en vracht over de grens rijden, dus een extra trailer of een stel podiumdelen loopt via hetzelfde aanspreekpunt. Bij hijswerk, stroomverdeling en alles waarvoor een certificaat nodig is, blijft de verantwoordelijkheid bij de zaal of bij een gecertificeerde partner, en dat zetten wij vooraf op papier.
Dit zijn de punten die tourmanagers en productieleiders als eerste aansnijden wanneer de datum vaststaat en de callsheet nog leeg is. Alleen hoe het bij ons in de praktijk loopt.
Dat hangt af van het aantal trailers, of er een laadperron is en hoe ver de kade van het toneel ligt. Bij een clubshow met een enkele trailer is dat een kleine ploeg, bij een productie met meerdere trailers een veelvoud daarvan. Stuur het productieschema en de vrachtlijst, dan rekenen wij per blok een aantal uit in plaats van een dagploeg voor te stellen. De rollen zelf staan beschreven bij concert en live event crew.
Dan schuift de rest van de callsheet mee, en dat melden wij voordat iemand doorwerkt. De crew chief geeft door welke blokken zijn verschoven en welk aantal handen daarvoor nodig blijft, u bevestigt, en pas daarna gaat de ploeg verder. Uitloop achteraf op de factuur zetten zonder dat het op de dag is besproken, doen wij niet.
Ja, dat is het uitgangspunt. De mensen die hebben uitgeladen weten waar elke case vandaan komt, dus de outcall verloopt vlotter met dezelfde gezichten. Wij plannen die call als een apart blok met een eigen aantal, omdat er na de show meestal meer handen nodig zijn dan tijdens de show. Wat wij verder in de stad doen staat op eventpersoneel in Antwerpen.
Uw productie. Onze crew chief is het aanspreekpunt en verdeelt het werk binnen de ploeg, maar de volgorde van de dag komt van uw productieleider, podiummeester of tourmanager. Dat scheelt discussie op de vloer, omdat er maar op een plek wordt beslist wat er nu moet gebeuren. Voor vaste technische rollen naast de handen kijkt u bij stagehands en eventtechnici.
Wij leveren handen aan de lieren en op de vloer, niet de verantwoordelijke rigger. Die rol en de bijbehorende belastingberekening komen van de zaal of van een gecertificeerde partner, en onze mensen werken volgens diens aanwijzingen. Dezelfde grens geldt voor stroomverdeling: aansluiten doet de bevoegde technicus, aanvoeren en uitrollen doen wij. Voor beeld, geluid en licht als dienst kijkt u bij AV en technical support.
In de herhaling. Een clubshow is een enkele opbouw, een show en een afbouw met dezelfde mensen; een festivaldag is een reeks korte wissels waarin een vaste ploeg uren achter elkaar doordraait. De eerste vraagt om pieken aan het begin en het einde, de tweede om een gelijkmatige bezetting en harde pauzes. Voor meerdaagse buitenevenementen loopt dat via festival crew.
Vier dingen: het aantal calls op de dag, het aantal handen per call, het tijdstip waarop de outcall begint en of er een tweede showdag achteraan komt. Een show die pas na middernacht uitgaat vraagt meer aan afbouw dan aan opbouw, ook als het aantal handen gelijk is. Dat laatste blok wordt het vaakst onderschat. De bredere ondersteuning rond een productie staat op event support.
Geef de datum, de zaal en het aantal trailers door, dan komt er een callsheet terug met blokken, begintijden en een aantal per blok. Wijzigt het schema daarna nog, dan passen wij de blokken aan voordat de eerste truck rijdt.
