WMG Event Support levert eventpersoneel, standbouw en eventtechniek in Brussel, vanuit onze basis in Vlaardingen. Wij stellen de ploeg samen, bouwen de stand of de zaalopstelling, en draaien de dagen met dezelfde mensen die de opbouw hebben gedaan. U hoeft dus geen drie partijen naast elkaar te laten werken die elkaar op de ochtend zelf voor het eerst spreken.
Brussel vraagt iets extra van de bezetting. Een programma loopt er vaak in het Nederlands, het Frans en het Engels door elkaar, en een congres of een beurs duurt er zelden maar een dag. Welke taal op welke post nodig is, leggen wij vooraf vast in de ploegindeling, en wij plannen zo dat een bezoeker op de derde dag dezelfde gezichten ziet als bij binnenkomst. Dat scheelt elke ochtend een briefing die weer bij nul begint.
Een grote ploeg lost niets op als er elke dag andere mensen staan. Wat wel werkt is een bezetting die klein genoeg is om elkaar te kennen en groot genoeg om de piekuren op te vangen, met een planner die de hele looptijd dezelfde blijft. Vraagt uw programma op een dag om extra handen, dan schuiven wij binnen die ploeg, niet met onbekenden van buitenaf.
WMG Event Support is een divisie van World Wide Mobility Group. Naast ons zitten de collega’s die de renovaties, de inrichtingen en de technische installaties doen, dus een opdracht die halverwege groter wordt hoeft niet bij een nieuwe partij opnieuw te beginnen. Heeft de locatie een eigen huisleverancier voor stroom, rigging of catering, dan schuiven wij bij die partij aan. Wij nemen hun taak niet over en wij zetten hun certificaten niet op onze naam.
Hieronder de vragen die bij een Brussels programma het vaakst als eerste komen. Kort antwoord eerst, uitleg daarna.
Ja, en wij spreken vooraf af welke taal op welke post gevraagd wordt. Dat leggen wij vast in de ploegindeling, samen met de naam van de persoon die die post draait. Is er een rol waarvoor Frans echt noodzakelijk is, bijvoorbeeld aan het onthaal of bij een registratiebalie, dan staat dat als eis in de aanvraag en bevestigen wij de post pas als het rond is. Wij beloven geen taal die wij niet kunnen leveren. Toegangscontrole op badge hoort bij zo’n onthaalrol, bewaking niet, daarvoor schakelt u een beveiligingsbedrijf in. Wat die rollen precies inhouden staat bij hostessen en onthaal.
Dat is het uitgangspunt. Wij plannen een vaste kern voor de hele looptijd en vullen die aan met een schil die meebeweegt met de drukke uren. Valt iemand uit, dan draait de vervanger een dienst eerder mee, zodat de overdracht niet op de vloer hoeft te gebeuren. Hoe wij een evenement van aanvraag tot afbouw begeleiden staat op de pagina over event support.
Nee. Wij werken vanuit Vlaardingen en rijden naar Brussel toe. Dat is eerlijker dan doen alsof er een lokaal team om de hoek zit: u krijgt een ploeg die met materieel en al aankomt, en een planner die bereikbaar is op hetzelfde nummer als in Nederland. Hoe wij een Belgische locatie bevoorraden leggen wij uit op de pagina over Antwerpen.
Dan schuiven wij mee. Een parallelsessie die uitloopt, een zaal die wordt omgewisseld, een spreker die eerder wil: onze ploegleider houdt de zaalindeling bij en verzet mensen en techniek zonder dat u het zelf hoeft door te geven. De techniek zelf staat beschreven bij AV en eventtechniek.
Vier dingen: hoeveel posten er bemand moeten worden, hoe lang een dienst duurt, hoeveel dagen het programma loopt en welke taaleisen eraan hangen. Een meertalige post rekent anders dan een post waar een taal volstaat, en drie aaneengesloten dagen met een vaste kern rekenen anders dan drie losse dagen. U krijgt de opzet uitgesplitst per post, zodat zichtbaar is wat er wegvalt zodra u een post schrapt.
Allebei, en meestal in dezelfde opdracht. Wij tekenen en bouwen de stand, brengen hem naar de hal en zetten er daarna de mensen op die hem draaien. Wat de bouw zelf inhoudt staat op stand building, de bemanning op trade show staffing.
Ja. Hetzelfde team doet ook de bedrijfsavonden: zaalopstelling, licht en geluid, bemanning en het opruimen achteraf. Op corporate events staat wat daar standaard bij hoort.
Geef door hoeveel dagen het programma loopt, welke posten bemand moeten worden en welke talen daarbij horen. U krijgt een ploegindeling met namen en met de taalverdeling per post, een prijs per post, en een planner die van aanvraag tot afbouw hetzelfde aanspreekpunt blijft.
