WMG Event Support levert in Gent het personeel, de standbouw en de zaaltechniek voor beurzen, opendeurdagen, congressen en bedrijfsfeesten. Wat een Gentse opdracht anders maakt dan een opdracht in Antwerpen of Brussel is zelden de techniek en meestal het budget: de zalen zijn kleiner, het bedrag staat eerder vast en er is onderweg weinig ruimte om iets bij te boeken. Daarom begint het hier bij de offerte en pas daarna bij de ploeg. Dat u alles bij ons afneemt is op zo’n opdracht vooral een budgetvoordeel, want er zit geen marge tussen vier leveranciers die elkaar moeten afstemmen.
De offerte splitst uit wat u afneemt: hoeveel mensen op welke post, hoeveel uur zij draaien, welk materiaal wij meebrengen en wat op- en afbouw aan tijd kost. Verandert de opdracht onderweg, dan ziet u het verschil eerst en wordt het daarna pas uitgevoerd. Na afloop ligt de afrekening naast de offerte, regel voor regel, zodat u kunt nakijken waar elk bedrag vandaan komt.
Een lage prijs op papier wordt duur op het moment dat er iets ontbreekt: een post die niemand bemant, een stuk techniek dat op de dag zelf moet worden bijgehuurd, of een ploeg die op de derde dag niemand meer vrij heeft. Wij zetten in de offerte de posten die de opdracht echt nodig heeft en laten eruit wat u niet nodig heeft, zodat het bedrag bij de opdracht past in plaats van bij de catalogus.
Dat wij dat kunnen dragen komt doordat de mensen en het materieel uit hetzelfde huis komen. WMG Event Support is een divisie van World Wide Mobility Group. Inrichting, vervoer en technische installatie zitten in dezelfde groep, dus er zit geen tussenhandel in de prijs van een trailer, een balie of een lichtset.
Schrijft de locatie een huisleverancier voor op stroom, rigging of catering, dan nemen wij die post niet in onze offerte op maar zetten wij hem er apart naast, zodat u ziet welk deel van het budget buiten ons om loopt.
Hieronder staan de antwoorden die in Gent het vaakst worden gevraagd voordat een opdracht wordt bevestigd. De bedragen zelf staan er niet bij, want die hangen af van de posten die u afneemt.
Uit vijf dingen: het aantal posten, het aantal uren per post, het materiaal dat wij meebrengen, de tijd voor op- en afbouw, en het transport naar de locatie. Die vijf staan apart op de offerte, dus u kunt een regel schrappen zonder dat de rest verschuift. Wat er per dienst onder valt staat op de pagina event support.
Dan vragen wij eerst of u akkoord gaat met het bedrag en zetten wij er daarna iemand op. Een extra post op de dag zelf is duurder dan dezelfde post die een week eerder is doorgegeven, omdat er dan iemand moet worden vrijgemaakt die al ergens anders stond. Wij zeggen dat verschil hardop voordat u beslist.
Ja, als aparte regel. Op- en afbouw is arbeid en transport en het verschilt sterk per locatie hoeveel tijd het kost, dus het in de standprijs verstoppen maakt vergelijken met een andere offerte onmogelijk. Wat wij onder standbouw precies doen staat daar uitgeschreven.
Ja. Een ploeg van drie mensen op een opendeurdag is voor ons hetzelfde werk als een ploeg van dertig in een grote hal, alleen korter. Wij rijden vanuit Vlaardingen, dus wij kijken of een kleine Gentse opdracht in dezelfde rit past als een opdracht in Antwerpen of Brussel, en als dat lukt staat er een lager transportbedrag op de offerte.
Dat kan, en andersom ook. Veel Gentse opdrachtgevers hebben hun stand al staan en zoeken alleen mensen die hem bemannen. Dan neemt u alleen beurspersoneel of alleen hostessen af en blijft de rest van de offerte leeg.
De projectverantwoordelijke die u vooraf krijgt toegewezen. Die persoon tekent op wat er werkelijk is gedraaid, uur per uur en post per post, en meldt het zodra een afspraak dreigt te worden overschreden. Na afloop legt hij die registratie naast de offerte.
Ja. Promotieteams voor winkelstraten en campussen, en bemanning en techniek voor een personeelsfeest of een relatiedag. Die vallen onder corporate events en worden op dezelfde manier begroot: per post, per uur, met het materiaal er apart bij.
Geef door wat er moet gebeuren, hoeveel dagen het duurt en welke posten u voor ogen heeft. U krijgt een offerte terug die per post en per uur is uitgesplitst, met de naam van de persoon die de opdracht bij ons draait er meteen bij.
