Wij verzorgen in Utrecht de technische en logistieke uitvoering van evenementen: beursstands, licht, geluid, video, stroom, riggers en stagehands, standbemanning en het transport eromheen. Dat loopt via één contract en één aanspreekpunt, niet via een standbouwer, een AV-bedrijf, een uitzendbureau en een vervoerder die ieder een eigen deel van het draaiboek bewaken.
Utrecht ligt midden in het land en dat werkt twee kanten op. Een ploeg of een vervangend onderdeel is vanuit vrijwel elke richting snel ter plaatse, wat scheelt op een dag waarop er iets stukgaat of de opbouw uitloopt. Tegelijk is de beurskalender hier vol: de ene vakbeurs volgt de andere op, de wisseltijd tussen twee beurzen is kort en het gebeurt regelmatig dat wij in dezelfde week voor meerdere opdrachtgevers in hetzelfde gebouw werken. Daarom plannen wij een Utrechtse opdracht niet als een losse klus, maar als een blok in een weekplanning: welke ploeg staat waar, welk materieel gaat na de afbouw direct door naar de volgende hal, en welke marge houden we over voordat de volgende opbouw begint. Of het nu om een vakbeurs, een ledendag, een intern jubileum of een avond met publiek in de zaal gaat, de aanpak blijft dezelfde.
In een volle beurskalender is het zelden het vakmanschap dat wringt, maar de agenda. Twee opdrachten in dezelfde week vragen om dezelfde riggers, hetzelfde materieel en dezelfde vrachtwagen, en zodra één opbouw uitloopt schuift die spanning door naar de volgende. Wij plannen daarom per week en niet per opdracht: de ploegen, het materieel en de ritten liggen naast elkaar in één schema, met marge op de plekken waar twee klussen elkaar raken. Loopt er iets uit, dan is meteen zichtbaar wat er verderop in de week verschuift en wie daarover gebeld moet worden.
WMG Event Support is een divisie van World Wide Mobility Group. Dat betekent dat de vrachtwagen, de heftruck en de technische installatie niet bij een derde partij besteld hoeven te worden. Vanuit het midden van het land is de aanrijtijd naar elke Nederlandse locatie kort, dus een tweede ploeg of een vervangend onderdeel staat er op dezelfde dag in plaats van de volgende ochtend.
Wat opdrachtgevers in Utrecht ons het vaakst vragen, met een direct antwoord.
De prijs wordt opgebouwd uit vier posten: de oppervlakte, de keuze tussen een modulair systeem en maatwerk, de hoeveelheid techniek en constructie, en het aantal manuren voor op- en afbouw. Die laatste post weegt in Utrecht zwaarder dan elders, omdat een korte wisseltijd tussen twee beurzen betekent dat er met meer mensen tegelijk gewerkt wordt in plaats van met dezelfde ploeg over twee dagen. Wij zetten opbouw, techniek, personeel, transport en afbouw apart op de offerte, zodat u per regel kunt wegen wat blijft staan en wat eraf kan. De inhoudelijke pagina staat op standbouw in Utrecht; wat wij Europa-breed doen leest u op stand building.
Ja, en daar is de weekplanning precies voor bedoeld. Wij leggen beide opdrachten naast elkaar in één schema: welke ploeg op welke locatie staat, welk materieel na de afbouw direct doorgaat naar de volgende hal, en welke marge er tussen de twee zit. Wisselt de bezetting per dag, dan liggen de roosters en de productbriefing vooraf vast, zodat de standbemanning op de tweede beurs hetzelfde verhaal vertelt als op de eerste. Zie ook beurspersoneel en beursondersteuning. Loopt er onverhoopt iets uit, dan hoort u van ons wat er verderop in de week verschuift, in plaats van dat u het op locatie ontdekt.
Ja. Naast Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Eindhoven is Utrecht één van de Nederlandse steden waar wij vast werken, en vanuit Nederland rijden wij heel Europa uit, met eigen mensen in België en Duitsland. Staat u dit jaar op een Utrechtse vakbeurs en volgend kwartaal op een Duitse Messe, dan blijft de werkwijze dezelfde en hoeft het draaiboek niet opnieuw te worden uitgelegd.
Dat kan, de twee zitten niet aan elkaar vast. Een flink deel van de aanvragen voor eventpersoneel in Utrecht gaat uitsluitend over mensen: beurspersoneel voor een stand die al door een andere partij is neergezet, hostesses aan de balie voor ontvangst en inschrijving, of stagehands die een bestaande ploeg tijdens de op- en afbouw komen versterken. Andersom kan net zo goed, met opbouw en techniek van ons terwijl u de bemensing zelf regelt.
Die gaat retour en de onderdelen worden gecontroleerd, schoongemaakt en opgeslagen tot de volgende inzet. Het rijden, het tillen op locatie, de tussenopslag en het retourtransport lopen binnen World Wide Mobility Group, bij de zusterdivisies voor transport en materieel. Bij een stand die vaker per jaar terugkomt scheelt dat per keer het verschil tussen opnieuw bouwen en opnieuw opbouwen.
Ja, de uitvoering wel: zaalopbouw, presentatietechniek, registratie en bemensing, met de omslag van plenair naar break-out en weer terug binnen de dag. Concept en programmering horen daar niet bij, want wij zijn de uitvoerende partij en geen evenementenbureau. Werkt u al met een evenementenbureau in Utrecht, dan voeren wij hun draaiboek technisch en logistiek uit terwijl programma, sprekers en catering bij u of bij dat bureau blijven. Ontbreekt zo’n bureau, dan pakken wij de productieplanning van de dag er zelf bij.
Onze stewards verzorgen ontvangst, doorstroming, toegangscontrole op badge of ticket en het begeleiden van publiek. Een gediplomeerd beveiliger is dat niet. Schrijft de vergunning of de wet gecertificeerde beveiliging voor, dan halen wij die erbij via een vaste partner en blijft de aansturing op locatie in hetzelfde schema lopen.
Laat weten wanneer het speelt, waar het speelt en wat er nodig is. Wij sturen een opzet terug waarin opbouw, techniek, personeel, transport en afbouw elk hun eigen regel hebben, plus de wisseltijden als er meer dan één beurs in dezelfde periode valt, en één aanspreekpunt dat het hele traject houdt.
