Een beursstand in Utrecht staat zelden maar één keer. De regio zit vol vakbeurzen en congressen, de edities volgen elkaar binnen een paar maanden op, en dezelfde stand moet bij de tweede en derde inzet nog steeds recht staan en nog steeds nieuw ogen. Daarom bouwen wij standen voor Utrechtse opdrachtgevers op een vaste maatvoering, met een printlaag die los te vervangen is en onderdelen die genummerd in opslag teruggaan, zodat er per editie niet opnieuw een standbouwer, een opslagadres en een transporteur bij elkaar gezocht hoeven te worden.
Wat er daarna gebeurt is grotendeels administratie en discipline: weten welk paneel waar ligt, welke print vervangen is en welk deel aan het einde van zijn leven zit. Wij leggen dat per stand vast en nemen het mee naar de volgende opbouw, of die nu op een jaarlijks terugkerende vakbeurs valt, op een tweedaags congres in een zaal, of op een dealerdag in een eigen bedrijfshal.
Een stand die voor precies één beurs is ontworpen kost bij de tweede inzet vaak meer dan hij de eerste keer heeft gekost. De maten passen niet op de nieuwe standplek, de print is vastgelijmd op de wand, en de onderdelen zijn na afloop zonder register in een loods gezet. Bij een kalender met meerdere edities per jaar lopen die drie dingen op tot een nieuwe bouwbegroting, terwijl de stand er in theorie nog stond.
WMG Event Support is een divisie van World Wide Mobility Group. Tussenopslag en retourtransport zitten daardoor in dezelfde opdracht als de opbouw, dus een kist die in het voorjaar terugkomt staat in het najaar op dezelfde plek klaar en hoeft niet eerst teruggevonden te worden bij een derde partij. Brand- en keuringscertificaten van de gebruikte materialen komen van de fabrikant. Wij bewaren ze bij de standdocumentatie en melden het wanneer een certificaat aan vervanging toe is.
Hieronder de vragen die terugkomen zodra een stand voor een tweede editie wordt klaargezet. Kort beantwoord, zonder verkooppraat.
Dat hangt op het aantal inzetten per jaar en op hoeveel er tussen twee edities wijzigt. Bij één beurs per jaar en een steeds wisselende opzet is huren meestal goedkoper. Vanaf ongeveer twee of drie edities met dezelfde basisopstelling komt eigendom in beeld, omdat alleen de printlaag, de vloerdelen en het transport nog terugkeren op de begroting. Wij rekenen beide varianten door voordat er iets gebouwd wordt, samen met de opzet voor uw beurzen in Utrecht.
Frames, wandmodules, balies, vitrines en verlichtingsarmaturen gaan bij normaal gebruik jaren mee. Tapijt, vloerranden, dubbelzijdig tape, kabelgoten en de printdoeken zijn slijtdelen en worden per editie of per twee edities vervangen. Wij zetten die twee groepen apart in de begroting, zodat een offerte voor een tweede inzet niet leest als een volledige nieuwbouw.
Meestal wel, als de stand op modulematen is gebouwd. Dan wordt er een nieuwe indeling getekend met de delen die er al liggen, blijven de wanden en de balie hetzelfde en wordt alleen de plattegrond anders. Bij een volledig op maat gemaakte stand ligt dat lastiger, want die is op één afmeting ontworpen. Wat er Europa-breed mogelijk is met beide vormen staat op stand building.
De opslagkosten lopen op vier posten: de ruimte die de kisten en pallets innemen, het in- en uitslaan per keer, de inname-inspectie na elke beurs, en het vervangen van de slijtdelen die er dan uitkomen. Hoe strakker de stand is ingepakt, hoe kleiner de eerste post, dus wij bouwen liever iets dat plat kan dan iets dat als geheel moet blijven staan. U krijgt die vier posten los op de offerte in plaats van als één bedrag per maand.
Wij, in een register per stand: nummer, maat, aantal, staat en de plek in het magazijn, plus de tekeningen en de printbestanden van de laatste editie. Dat overzicht gaat mee in de offerte voor de volgende beurs, zodat u ziet wat er al ligt voordat er iets bij besteld wordt. Stapt u over naar een andere partij, dan krijgt u dezelfde lijst mee.
Ja, die twee staan los van de stand zelf. Een editie waarop u alleen wilt ontvangen vraagt om andere techniek dan een editie met een demonstratie of een presentatie op de stand, en het aantal mensen op de vloer kan per beurs verschillen. Licht, geluid, video en stroom lopen via av en techniek, de bemensing via beurspersoneel, en beide worden per editie opnieuw ingevuld op dezelfde standopstelling.
Dat gebeurt, bijvoorbeeld aan bouwhoogte, aan brandklasse van materialen of aan de manier waarop er aan het plafond gehangen mag worden. Wij lezen het standreglement van elke editie opnieuw en leggen naast het register wat er aan de bestaande stand moet veranderen. Blijkt er een aanpassing nodig, dan hoort u dat bij de offerte en niet bij de opbouw. Wat er verder bij een evenement komt kijken staat op event support; de snelste weg is een bericht via contact.
Laat weten welke edities er dit jaar en volgend jaar op de kalender staan, en op welke standmaten u staat ingedeeld. U krijgt een opzet terug waarin de eerste bouw, de opslag, de ombouw per editie en de slijtdelen elk hun eigen regel hebben, plus een overzicht van wat er na afloop in het register blijft staan.
