Bevor in Hamburg der erste Koffer in die Halle rollt, muss ein Stapel Papier fertig sein, den auf der Messe später niemand zu sehen bekommt. Zeichnungen, Freigaben, Ausweislisten und Anlieferzeiten entscheiden, ob eine Crew um acht Uhr arbeitet oder um elf Uhr noch wartet. Wir behandeln diesen Vorlauf als ersten Arbeitsgang des Aufbaus.
Die Hamburger Hallen und Kongresshäuser verlangen dabei jeweils Eigenes, und die Fristen liegen früher, als die meisten Aussteller erwarten. Wir klären zu Beginn, welches Dokument wohin geht, wer es unterschreibt und wann es spätestens vorliegen muss. Erst danach planen wir Reihenfolge, Crewgröße und Anlieferung, für den Standbau ebenso wie für Technik und Personal.
Ein Aufbautag scheitert selten an der Crew und fast nie am Material. Er scheitert daran, dass am Tor ein Nachweis verlangt wird, den niemand vorbereitet hat, und dann stehen acht bezahlte Leute auf dem Parkplatz. Die Stunde, die dort verloren geht, holt im weiteren Verlauf niemand wieder ein.
Deshalb behandeln wir die Unterlagen als Teil des Aufbaus und nicht als Verwaltung nebenbei. WMG Event Support ist eine Division der World Wide Mobility Group. Innerhalb dieser Gruppe wird technisches Gut quer durch Europa bewegt, werden Gebäude eingerichtet und technische Installationen gebaut, und überall dort entscheidet derselbe Vorlauf darüber, ob ein Termin hält. Wer in Hamburg ausstellt, bekommt deshalb eine Ansprechperson für Bau, Technik, Personal und Papier.
Fast alle Rückfragen aus Hamburg drehen sich um Fristen und Nachweise: wer was einreicht, wann es spätestens vorliegen muss und was gilt, wenn sich kurz vorher noch etwas ändert. Unten stehen die sieben Fälle, die bei uns am häufigsten vorkommen.
In der Regel wir. Wir zeichnen den Stand, reichen ihn dort ein, wo er geprüft wird, und arbeiten Rückfragen so lange ein, bis die Freigabe vorliegt. Wenn Ihre Agentur bereits gezeichnet hat, übernehmen wir die Zeichnung und führen nur die Einreichung. Der Messebau läuft danach unverändert weiter.
Früher als die meisten denken. Wir rechnen ab dem ersten Aufbautag rückwärts und setzen eigene Zwischentermine, damit eine Rückfrage noch beantwortet werden kann, ohne dass die Frist kippt. Sie bekommen diese Termine schriftlich, mit dem Namen der Person, die jeden Punkt liefert.
Dann bauen wir die Teile, die freigegeben sind, und halten den Rest zurück, statt die ganze Fläche zu blockieren. Unsere Stagehands und Veranstaltungstechniker arbeiten in dieser Reihenfolge weiter, sobald das fehlende Blatt da ist. Improvisiert wird nichts, was später abgenommen werden muss.
Ja. Wir nehmen Ihre eigenen Leute in dieselbe Ausweisliste auf wie unsere Hostessen und unser Standpersonal, damit am Tor eine Liste gilt und nicht zwei. Änderungen an dieser Liste melden wir nach, solange das möglich ist.
Für die Unterlagen, die wir zugesagt haben, stehen wir gerade. Die Freigabe selbst erteilt immer die Halle oder der Veranstalter, und eine Standsicherheits- oder Elektroprüfung unterschreibt der dafür zugelassene Prüfer. Unsere Aufgabe ist es, diese Prüfung rechtzeitig zu beauftragen und den Termin dafür freizuhalten.
Er steht nicht als eigener Posten in der Rechnung. Was den Preis bestimmt, ist der Aufbau selbst: Quadratmeter und Bauhöhe, Materialart, Montagestunden, Technikumfang und die Zahl der Personentage während der Laufzeit. Einen Überblick über alles, was in so ein Angebot einfließt, gibt die Seite Event Support.
Ja. Für Firmenveranstaltungen stellen wir Bühne, Veranstaltungstechnik und Personal, und der Vorlauf sieht dort genauso aus, nur mit dem Haus statt der Messe als Gegenüber. Wer im selben Jahr auch weiter östlich ausstellt, findet dieselbe Struktur in Berlin.
Nennen Sie uns die Halle, den Aufbautag und das, was auf die Fläche soll. Sie bekommen eine Liste der Unterlagen, die dafür vorliegen müssen, wer sie einreicht und bis wann, und eine feste Ansprechperson für Bau, Technik und Personal in Hamburg.
